Cách sắp xếp tủ hồ sơ, tài liệu gọn gàng, khoa học, dễ tra tìm

Biết cách sắp xếp tủ hồ sơ hợp lý sẽ giúp bạn dễ dàng tìm kiếm tài liệu, nâng cao hiệu suất trong công việc. Bỏ túi ngay những bí kíp đơn giản sau đây để văn phòng luôn gọn gàng, ấn tượng nhé!

1. Phân loại hồ sơ khi sắp xếp tủ

Bên cạnh việc bố trí bàn ghế Hòa Phát cho không gian thoáng rộng, tăng hiệu quả công việc thì phân loại hồ sơ cũng giữ một vai trò rất quan trọng. Thay vì phải tốn nhiều thời gian và công sức để tìm kiếm tài liệu cần thiết trong một tủ hồ sơ lộn xộn, bạn chỉ cần đến đúng ngăn tủ chứa giấy tờ đã được phân loại và lấy chúng ra sử dụng. 

Mỗi loại hồ sơ trong văn phòng sẽ được sử dụng cho mỗi công việc khác nhau. Vì thế, bạn nên ghi chú tiêu đề cũng như mục đích sử dụng dán lên tủ Hòa Phát văn phòng để phân loại tài liệu dễ dàng hơn. 

Dưới đây là một vài gợi ý của Hòa Phát Giá Sỉ về cách phân loại hồ sơ:

Phân loại theo chủ đề, mục đích sử dụng: 

• Hồ sơ, tài liệu hành chính văn phòng (tài liệu cuộc họp, hội nghị, chỉ thị của giám đốc, chủ tịch…)
• Hồ sơ về kinh doanh (kế hoạch, chiến lược kinh doanh, báo cáo về doanh thu, doanh số…)
• Tài liệu marketing (chiến lược sản phẩm, chiến lược PR, quảng cáo…)
• Tài liệu về tài chính kế toán (quyết toán kinh phí, kiểm kê tài sản, kế hoạch tài chính…)

Phân loại theo loại tài liệu: báo cáo, hợp đồng, kế hoạch…

Phân loại theo cụm: Hồ sơ nên được chia nhỏ thành từng cụm theo thời gian sử dụng để dễ dàng quản lý như quý I, quý II, Quý III và quý IV.

>>>> ĐỪNG BỎ QUA: 99+ tủ sắt Hòa Phát đựng hồ sơ, tài liệu văn phòng, công ty

2. Sắp xếp hồ sơ, tài liệu theo từng mục

Sau khi phân loại hồ sơ trong nội thất văn phòng, chúng ta cần sắp xếp tài liệu một cách khoa học. Dưới đây là một số gợi ý sắp xếp tủ tài liệu Hòa Phát chuyên nghiệp, khoa học bạn nên biết:

• Sắp xếp theo thời gian: Dựa theo thứ tự thời gian của hồ sơ để sắp xếp thứ tự trước sau. Đồng thời, chia nhỏ thành tháng, quý, năm… để dễ dàng theo dõi.
• Sắp xếp theo loại: Một số loại hồ sơ như báo cáo, thống kê… bạn có thể bố trí ở một ngăn riêng để phân biệt rõ với những tài liệu khác.
• Sắp xếp theo mẫu tự (A, B, C…): Ví dụ với mẫu tự T, chúng ta sẽ xếp theo thứ tự gồm thiệp mời, thống kê, thư từ, tiếp thị… Với cách làm này, bạn chỉ cần học thuộc bảng mẫu tự để biết vị trí các hồ sơ.
• Sắp xếp theo tính chất: Dựa theo tính chất của hồ sơ để lưu trữ. Ví dụ như hồ sơ bình thường, hồ sơ mật, hồ sơ tối mật… hay hồ sơ chưa giải quyết, hồ sơ đang giải quyết, hồ sơ đã giải quyết.

>>>> TÌM HIỂU THÊM VỀ: Kích thước tủ hồ sơ văn phòng theo diện tích, đối tượng sử dụng

3. Lập danh mục hồ sơ, tài liệu cần lưu trữ

Danh mục hồ sơ là bản danh sách liệt kê các tài liệu, hồ sơ một cách hệ thống. Việc lập danh mục hồ sơ cho tủ văn phòng Hòa Phát rất quan trọng vì sẽ giúp bạn tiết kiệm được nhiều thời gian hơn khi quản lý và tra cứu hồ sơ. Bên cạnh đó, việc cập nhật danh sách thường xuyên giúp bạn có thể loại bỏ hồ sơ quá hạn khi không còn dùng đến.

Dưới đây là một số lưu ý khi tạo danh mục hồ sơ:

• Bạn nên ghi chú hồ sơ theo tên hồ sơ, thời gian, chủng loại và tạo thành một file trên máy tính để thuận tiện hơn cho việc cập nhật, tìm kiếm. Hãy phân chia thành các thư mục cụ thể. Trong đó, thư mục cấp 1 là danh mục hồ sơ, thư mục cấp 2 là chủ đề hồ sơ… 
• Nên cập nhật danh mục hồ sơ thường xuyên
• Nên dùng bút chì đánh số ở góc các hồ sơ. Bên ngoài tập lưu trữ có nhãn in hồ sơ theo số thứ tự để dễ tìm. 
• Dùng bảng tính Excel để lập danh mục lưu trữ hồ sơ, ghi chú thông tin bên cạnh và dùng chức năng Hyperlink để liên kết với tập tin hình ảnh cần lưu. Như vậy, chúng ta chỉ cần nhấp vào số lưu trữ hồ sơ có đặt chức năng Hyperlink để tìm. 
• Nên lưu hồ sơ vào đĩa CD-ROM hoặc CD-Read and Write.

>>>> XEM NGAY: 6 mẫu tủ văn phòng cao cấp 1m8 – 2m Hòa Phát chính hãng

4. Chọn tủ hồ sơ, tài liệu phù hợp

Trước khi chọn cách sắp xếp tủ hồ sơ, bạn cần lưu ý đến việc chọn mua tủ văn phòng hợp lý. Theo đó, bạn nên cân nhắc đến số lượng, kích cỡ và nhu cầu phân loại hồ sơ. 

Với những văn phòng có nhu cầu lưu trữ cơ bản, các mẫu tủ hồ sơ văn phòng, tủ sắt Hòa Phát có kích thước nhỏ gọn sẽ giúp bạn tối ưu diện tích mà vẫn đảm bảo đủ không gian cất giữ giấy tờ. Tuy nhiên, với những công ty có số lượng lớn hồ sơ, giấy tờ cần sắp xếp thì việc chọn tủ có kích thước và thiết kế phù hợp là vô cùng quan trọng. Bạn nên chọn tủ có nhiều ngăn để dễ dàng phân chia khu vực cất giữ các loại hồ sơ khác nhau. Bên ngoài tủ dán thêm giấy ghi chú để thuận tiện hơn trong việc tìm kiếm. 

Ngoài ra, tủ hồ sơ treo tường cũng là một lựa chọn thông minh dành cho các văn phòng có diện tích hạn chế. Mẫu tủ này giúp tiết kiệm được không gian mà vẫn giải quyết được vấn về cất giữ một lượng lớn hồ sơ. 

Dưới đây là một số mẫu tủ thường được sử dụng để lưu trữ hồ sơ trong văn phòng:

>>> Xem thông tin sản phẩm tại đây: Tủ văn phòng TU09K3CK

>>> Xem thông tin sản phẩm tại đây: Tủ hồ sơ TU08

>>> Xem thông tin sản phẩm tại đây: Tủ văn phòng LUX1960-3B1

>>> Xem thông tin sản phẩm tại đây: Tủ file U118-21D

>>> Xem thông tin sản phẩm tại đây: Giá sách sắt GS3

Việc chọn lựa các mẫu tủ hồ sơ văn phòng phù hợp sẽ giúp bạn dễ dàng hơn trong cách sắp xếp tủ hồ sơ, tài liệu khoa học và tăng tính thẩm mỹ cho không gian làm việc. Tham khảo ngay các mẫu tủ văn phòng giá rẻ nhất thị trường tại Hòa Phát Giá Sỉ. Chúng tôi cam kết bảo hành 12 tháng cùng dịch vụ miễn phí vận chuyển và giao hàng nhanh trong 24h. 

>>>> BÀI VIẾT NỔI BẬT:

• 10 mẫu tủ hồ sơ nhỏ gọn, giúp tối ưu diện tích văn phòng
• 6 mẫu tủ 3 ngăn văn phòng bền chắc, an toàn “giá siêu hạt dẻ”