Bí kíp lên kế hoạch chuyển đồ đạc văn phòng chuyên nghiệp

Để chuyển hoạt động chuyển văn phòng được diễn ra 1 cách thuận lợi, việc lên kế hoạch vận chuyển đồ đạc sẽ giúp bạn giảm rủi ro. Với 8 bước dưới đây, bạn sẽ có 1 bản kế hoạch vận chuyển đồ đạc văn phòng bài bản, chuyên nghiệp, hỗ trợ bạn quản lý chặt chẽ quy trình di dời từ địa điểm cũ sang vị trí văn phòng mới.

1. Bước 1: Liệt kê và hệ thống hoá những công việc phải làm

Điều tiên quyết nhất chính là liệt kê ra các công việc cụ thể để chuyển đồ đạc văn phòng. Mỗi một công việc sẽ tương ứng với 1 hạng mục bạn phải hoàn thành. Điều này sẽ giúp khả năng hệ thống công việc của bạn tốt hơn, tránh bỏ xót, dẫn đến tình trạng thiếu trước quên sau, dễ tạo nên những rủi ro không đáng có. Bước này không chỉ giúp bạn có 1 check-list cụ thể, không bỏ xót các hạng mục mà còn giúp bạn ước chừng được chi phí và dự kiến thời gian chính xác nhất.

2. Bước 2: Xác định thời điểm trả văn phòng cũ và dự kiến ngày chuyển

Bạn cần xác định các mốc thời gian và từ đó có thể lên chi tiết thời điểm nào sẽ làm việc gì. Xác định ngày trả mặt bằng và thời điểm bắt đầu chuyển là việc đầu tiên cần quan tâm để bạn có thể sắp xếp các công việc có liên quan. Việc này cần làm trước 1 tháng để bạn có thể tìm vị trí văn phòng mới.

3. Bước 3: Dự trù kinh phí

Sau khi đã có dự định chuyển văn phòng, bạn cần lên kế hoạch thanh toán cho các hạng mục chính bao gồm chi phí đặt cọc cho văn phòng mới – chi phí dịch vụ chuyển đồ đạc văn phòng – chi phí phát sinh trong quá trình vận chuyển. Việc quản lý tốt chi phí sẽ giúp bạn giảm rủi ro về mặt dòng tiền

4. Bước 4: Chọn địa điểm văn phòng mới

Sau khi đã xác định được thời gian chuyển, việc quan trọng thứ 2 chính là tìm mặt bằng mới, tiến hành thực địa, xem xét và ký kết hợp đồng, đặt cọc cho văn phòng mới. Trong trường hợp văn phòng mới nằm ở cao ốc, hãy quan tâm đến việc quy định vận chuyển đồ đạc văn phòng vào bên trong toà nhà để có thể xin giấy tờ hợp lệ, đảm bảo không gây khó khăn trong ngày vận chuyển thực tế.

5. Bước 5: Lên danh sách đồ đạc và phân loại:

Kiểm tra lại toàn bộ đồ đạc của công ty và thống kê vào 1 danh sách cụ thể. Sau đó phân loại chúng thành 3 nhóm chính: Đồ đạc vận chuyển, đồ đạc bỏ đi (hoặc để lại), đồ đạc cần thanh lý. Sau đó sắp xếp đặt tại vị trí khác nhau để dễ xác định khi di chuyển, không mất thời gian tìm kiếm.

Đối với các nội thất như bàn văn phòng, ghế văn phòng, tủ hồ sơ, bạn nên đóng gói, bọc lại tránh va đập hay trầy xước trong quá trình vận chuyển.

6. Bước 6: Làm sơ đồ bố trí đồ đạc tại địa điểm mới

Sau khi đã xác định được mặt bằng mới, hãy hình dung và lên sơ đồ cụ thể đặt để những đồ đạc như thế nào cho hợp lý với không gian. Từ đó bạn có thể dễ dàng hướng dẫn nhân viên vận chuyển, đặt để theo yêu cầu của bạn.

7. Bước 7: Lựa chọn đơn vị vận chuyển đồ đạc văn phòng

Một đơn vị uy tín sẽ giúp bạn hạn chế rủi ro trong quá trình vận chuyển đồ đạc văn phòng. Chính vì thế bạn cần hết sức chú ý lựa chọn xác đáng vì hiện tại đang có rất nhiều đơn vị trên thị trường. Bạn có thể tìm hiểu thông qua 2 kênh chính chính là giới thiệu từ người quen biết hoặc tìm kiếm thông qua Internet.

Trong trường hợp bạn tìm kiếm trực tuyến, bạn nên lên danh sách những cái tên khả thi, sau đó tham khảo thêm nhiều thông tin và tìm hiểu chi tiết giá của từng đơn vị. Một mẹo nhỏ là bạn có thể xem review của những đơn vị này theo từ khoá tên để kiểm tra cảm nhận của khách hàng sau khi sử dụng, từ đó đưa ra quyết định an toàn nhất.

8. Bước 8: Chuẩn bị cho ngày vận chuyển thực tế

Ngày vận chuyển đồ đạc văn phòng chắc chắn sẽ phát sinh rất nhiều việc. Chính vì thế khi bạn lên kế hoạch cụ thể cho ngày này sẽ giúp bạn hạn chế rủi ro đến mức tối đa. Việc cần chuẩn bị chính yếu nhất chính là phân ra 2 nhóm nhân viên để hỗ trợ vận chuyển tại 2 vị trí văn phòng tương ứng với các nhiệm vụ sau:

• Nhóm tại văn phòng cũ: Giám sát quá trình đóng gói, vận chuyển đồ đạc. Bạn cần phải đảm bảo tình trạng của từng món đồ đạc trước khi đưa lên xe vận chuyển. Dựa vào bảng liệt kê đồ đạc ở bước 5, bạn có thể dễ dàng kiểm kê lại đồ đạc và hướng dẫn đóng gói.
• Nhóm tại văn phòng mới: Chịu trách nhiệm kiểm kê lại đồ đạc. Sau đó hướng dẫn nhân viên vận chuyển đồ đạc vào vị trí đã xác định từ trước theo sơ đồ bố trí đã chuẩn bị ở bước 6. Cuối cùng là nghiệm thu và xác nhận hoàn thành với bên đơn vị vận chuyển.

Với 8 bước cơ bản phía trên, bạn đã hoàn thành bảng kế hoạch vận chuyển đồ đạc văn phòng từ A đến Z. Bảng kế hoạch có giá trị giúp bạn quản lý dự án một cách tốt nhất. Trên thực tế chắc chắn sẽ có nhiều yếu tố phát sinh trong quá trình vận chuyển, bạn nên linh hoạt giải quyết dựa trên nền tảng đã chuẩn bị sẽ giúp giảm rủi ro một cách tối đa.

>>> BÀI VIẾT LIÊN QUAN KHÁC:

• Nên mua bàn ghế văn phòng Hóc Môn ở đâu?
• Ý tưởng thiết kế văn phòng luật sư đẹp, chuyên nghiệp
• Top 10 đơn vị thiết kế nội thất văn phòng tại Cần Thơ uy tín, chất lượng