Cách sắp xếp hồ sơ văn phòng nhanh gọn với 5 bước đơn giản

Hồ sơ văn phòng – nỗi ám ảnh của môi trường công sở nếu như không biết cách sắp xếp hợp lý. Không còn phải mất hàng giờ để tìm kiếm khi bạn tìm hiểu cách sắp xếp hồ sơ văn phòng đơn giản theo phương pháp logic chỉ với 5 bước

1. Bước 1: Chuẩn bị tủ lưu trữ hồ sơ 

Có rất nhiều loại tủ lưu trữ hồ sơ văn phòng, bạn cần đối chiếu với nhu cầu, dung lượng hồ sơ, quy mô công ty và số lượng nhân viên sử dụng để chọn loại tủ phù hợp. Những loại tủ hồ sơ thông dụng nhất trên thị trường hiện nay bao gồm:

Tủ hồ sơ nhiều ngăn: ưu tiên những loại tủ có nhiều ngăn chứa với nhiều vị trí khác nhau như ngăn phía trên và có hộc tủ phía dưới. Đối với loại tủ này kích thước sẽ phù hợp với hầu hết các loại hồ sơ thông dụng, có kích thước cơ bản là 28cm x 35cm.

Tủ hồ sơ treo tường: Loại tủ này phù hợp với những công ty bị giới hạn về mặt diện tích. Các tủ treo trên tường có ưu điểm giúp tối ưu được không gian, không chiếm diện tích khi phải đặt dưới sàn. Tủ hồ sơ treo tường được yêu thích bởi sự gọn nhẹ nhưng có thể lưu trữ 1 lượng lớn hồ sơ.

Phía trên là 2 loại tủ chuyên dụng dùng để lưu trữ hồ sơ. Tuy nhiên bạn vẫn có thể học cách sắp xếp hồ sơ văn phòng bằng những mẩu giấy ghi chú. Hãy tìm 1 khu vực hoặc kệ tủ trống, sau đó sắp xếp hồ sơ theo từng khu vực khác nhau sau đó dùng giấy note dán vào từng khu vực để phân biệt những loại hồ sơ. Phương pháp này giúp tiết kiệm chi phí nhưng không được khuyến khích vì dễ gây nhầm lẫn hoặc xáo trộn trong quá trình sử dụng.

2. Bước 2: Phân loại hệ thống hồ sơ

Hệ thống hoá những loại hồ sơ sau đó phân loại chúng sẽ giúp bạn dễ dàng kiểm tra và sắp xếp, dễ dàng tìm kiếm khi cần. Có nhiều kiểu phân loại hồ sơ khác nhau, bạn có thể phân loại theo những cách sau:

Phân loại theo phòng ban: Mỗi phòng ban sẽ có nghiệp vụ đặc trưng khác nhau, chính vì thế có nhiều loại hồ sơ với tính chất khác nhau. Phân loại theo phòng ban sẽ giúp bạn không bị nhầm lẫn và giải quyết tình trạng mất hồ sơ do có quá nhiều người dùng chung khu vực lưu trữ hồ sơ

Phân loại hồ sơ theo chủ đề: Trong từng phòng ban sẽ có những loại hồ sơ với tính chất khác nhau. Hãy phân chia chúng thành từng nhóm chủ đề khác nhau để phân biệt như hồ sơ nhân viên trong phòng ban, hợp đồng, báo cáo…

Phân loại hồ sơ theo thời gian: Vì trong quá trình làm việc sẽ phát sinh rất nhiều hồ sơ trong suốt chiều dài hoạt động. Chính vì thế hãy chia nhỏ hồ sơ theo từng khung thời gian khác nhau theo thứ tự năm – quý – tháng. Ví dụ như hồ sơ kinh doanh năm 2023 – Quý 1 – Tháng 2.

Phân loại hồ sơ theo mức độ bảo mật, mức độ quan trọng: Vì tính chất quan trọng liên quan đến bí mật kinh doanh, sẽ có nhiều hồ sơ cần được bảo quản cẩn thận. Hãy phân loại những hồ sơ tuyệt mật sau đó lưu trữ ở những nơi ít người có thể tiếp cận. Từ đó sẽ giảm nguy cơ lộ bí mật kinh doanh cũng như dễ dàng truy cứu trách nhiệm nhân sự khi trường hợp xấu xảy ra. Đối với loại hồ sơ này sẽ được khuyên dùng nên được lưu trữ trong tủ hồ sơ có khoá bảo mật.

3. Bước 3: Sắp xếp hồ sơ theo tư duy logic

Sau khi đã phân loại, công đoạn tiếp theo sẽ là sắp xếp hồ sơ vào từng vị trí đã chỉ định trước đó. Cách sắp xếp hồ sơ văn phòng hiệu quả được áp dụng như sau:

Sắp xếp hồ sơ theo thời gian: Dựa vào thời gian lưu trữ, hồ sơ sẽ được sắp xếp theo thứ tự trước sau hồ sơ hoàn thành. Nên tách thời gian 1 cách cẩn thận và ghi chú rõ ràng để dễ dàng tìm kiếm.

Sắp xếp hồ sơ theo mẫu tự: Phương pháp cơ bản và phổ biến nhất, hồ sơ sẽ được sắp xếp theo thứ tự mẫu tự Alphabet  (A,B,C…) của hồ sơ. Đây là 1 dạng sắp xếp dựa vào cách tra cứu chữ cái trong từ điển, mang đến sự thuận lợi và dễ dàng sử dụng.

Sắp xếp theo tính chất: Mỗi hồ sơ sẽ có tính chất khác nhau vì thế hãy sắp xếp chúng theo tính chất của từng loại hồ sơ. Bạn có thể chia thành các loại như hồ sơ đã giải quyết – hồ sơ chưa giải quyết – hồ sơ giải quyết chưa dứt điểm.

4. Bước 4: Xây dựng danh mục hồ sơ rõ ràng

Hệ thống hồ sơ sẽ được liệt kê vào danh mục. Nhờ vào đây, các thành viên trong doanh nghiệp có thể dễ dàng sắp xếp, quản lý và quá trình tra cứu hồ sơ sẽ trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn.

Xây dựng hệ thống danh mục cụ thể, chính xác: Sau khi đã sắp xếp thành công ở bước 4, bạn cần tạo một danh mục chi tiết về các hồ sơ. Ở bước này bạn cần có sự hỗ trợ từ máy vi tính bằng cách tạo cây thư mục chia thành thư mục cấp 1 (danh mục hồ sơ) và thư mục cấp 2 (chủ đề hồ sơ). Dựa vào cây thư mục này, ta có thể dễ dàng tra cứu nhanh theo các nhánh của cây thư mục.

Chú ý cập nhật danh mục hồ sơ thường xuyên: Nếu như bạn đưa hồ sơ mới vào mà không cập nhật trên danh mục hồ sơ sẽ dẫn đến tình trạng lẫn lộn hồ sơ trước sau. Chính vì thế cần đưa danh mục hồ sơ vào máy tính và lưu lại cây thư mục cũ khi có những cập nhật mới. Từ đây ta có thể dễ dàng truy xuất lại hồ sơ theo từng thời điểm bổ sung.

5. Bước 5: Lưu trữ hồ sơ vào tủ

Bước cuối cùng trong cách sắp xếp hồ sơ văn phòng chính là lưu trữ những hồ sơ đã hoàn thành các bước trên. Ngược về giai đoạn đầu tiên, sau khi đã chuẩn bị tủ lưu trữ hồ sơ, bạn cần lưu trữ vào đây theo những vị trí xác định. Bạn cần liên kết chặt chẽ giữa hồ sơ tình trạng, vị trí thực tế với hệ thống danh mục hồ sơ trên máy tính.

• Các tệp hồ sơ cần được đánh số để phân biệt và tìm kiếm. Bạn cần bổ sung nhãn in hồ sơ từ số… đến số… để dễ truy tìm.
• Nếu có điều kiện, doanh nghiệp nên dùng máy quét (scanner) để lưu trữ hồ sơ  dưới dạng tập tin *.jpg và có thể dễ dàng quét ra hồ sơ.
• Bước cuối cùng, hãy dùng bảng tính Excel để thiết lập số trên hồ sơ lưu trữ, bên cạnh có ghi thêm chú thích, liên kết với tập tin hình ảnh cần lưu bằng chức năng Hyperlink (Siêu liên kết). Chỉ cần nhấp vào số lưu trữ hồ sơ có gắn liên kết là bạn có thể dễ dàng xem lại hồ sơ. 

Phía trên là 5 bước đơn giản trong cách sắp xếp hồ sơ văn phòng đang được ứng dụng trong nhiều doanh nghiệp hiện nay. Như đã trình bày, để có thể lưu trữ hồ sơ 1 cách dễ dàng điều tiên quyết bạn cần là sở hữu những chiếc tủ hồ sơ nhiều ngăn. Hoà Phát Giá Sỉ sẽ là đơn vị giúp bạn sở hữu những chiếc tủ hồ sơ Hòa Phát chất lượng chính hãng với mức giá tốt nhất thị trường.

>>> Xem ngay: 80+ Mẫu tủ tài liệu văn phòng nhiều ngăn, chắc chắn, có khóa an toàn

>>> BÀI VIẾT LIÊN QUAN KHÁC:

• Cách vận chuyển đồ đạc văn phòng nhanh gọn, hiệu quả
• Sắp xếp bàn làm việc gọn gàng, khoa học với 5 phút
• 10+ Ghế văn phòng dưới 1 triệu | Chính hãng Hòa Phát
• 5 mẫu ghế văn phòng màu đỏ cho nhân viên
• 99 mẫu Ghế văn phòng đa dang màu sắc, chuẩn phong thuỷ